In onze video instructie tonen wij u hoe producten en het boeksysteem aanlegt en hoe u deze in de shop presenteren kan.

Als voorbeeld nemen we een klein restaurant met verschillende grootten aan tafels en een kleine aparte zaal voor familiefeesten. Uiteraard heeft het restaurant normale openingstijden (die noemen we, rekening houdend met de overige bedrijfsvormen „kantooruren") welke voor elke dag flexibel zijn. (Minder van toepassing op restaurants als bijvoorbeeld voor een dokterspraktijk bestaat de mogelijkheid, bij de kantooruren ook nog een onderscheidt te maken tussen even en oneven weken)

De opgave van de werktijden kunt u doen in de administratie onder instellingen Algemene instellingen kantooruren.

 

 

De tafels van het restaurant legt u nu vast als middelen onder het menupunt „Boeksysteem" bijvoorbeeld „Tafel voor 2 personen", „Tafel voor 4 personen" enzovoort. Hierbij staat
„Hoeveelheid" voor het aantal beschikbare tafels van een bepaalde grote. Voor de kleine zaal geeft u naast het aantal ook nog de prijs aan van 10 Euro, omdat de zaal tegen deze prijs per uur verhuurd wordt.

Op deze wijze ontstaan er meerdere regels met middelen in de tabel.

Elk middel kan met nadere details verfijnt worden. De bewerking hiervan gaat op de zelfde wijze als die van bijvoorbeeld de shop producten. Zo kunt u bijvoorbeeld een omschrijving, foto's als ook een toewijzing aan een categorie toevoegen. Bijzonderheden voor de middelen, in ons voorbeeld voor de tafels, zijn de instellingen voor de reserveringen.

Hiertoe behoren bijvoorbeeld:

• Of afspraken automatisch of met de hand bevestigd moeten worden. Voor de tafels volgt een automatische bevestiging, maar voor de kleine zaal gebeurt dit handmatig. Hiervoor moeten namelijk nog verdere voorbereidingen en afspraken gemaakt worden.
• De klant kan de duur vastleggen. Uiteraard kan de klant zelf kiezen wanneer hij, binnen de openingstijden, wil reserveren. De aangeboden duur bedraagt hierbij een uur.
• Hoelang van te voren kan er een reservering plaatsvinden en tot wanneer kan deze geannuleerd worden.
• Voor de kleine zaal wordt de instelling, dat de klant de reservering betalen kan geactiveerd alsmede de prijs per uur vastgelegd.

 

 

Onder het tabblad „Klantopties" kunt u de klant nog meer kenmerken voor het desbetreffende middel aanbieden. Voor een restaurant kunt u hier bijvoorbeeld de keuze laten maken uit een plaats aan het raam, of een rustige tafel achterin als ook de wijze waarop de tafel gedekt wordt. Deze mogelijkheden worden middels het zogenaamde producttype gedefinieerd en daarna naar wens toegepast worden.

 

 

Reserveringen kunnen nu via de website als ook via de administratie (bijvoorbeeld bij telefonische reservering) verwerkt worden. Is de desbetreffende email gebeurtenis geactiveerd, dan ontvangt de klant een bevestiging per email .

Deze email bevat een klein bestandje waarmee de klant de reservering met één klik in MS Outlook vastleggen kan.
Het onderdeel administratie biedt een overzicht van alle reserveringen met de mogelijkheid deze te bewerken (bijvoorbeeld verschuiven van reserveringen), reserveringen annuleren, nieuwe afspraken maken enz.

 

U kunt naar overeengekomen reserveringen zoeken. U heeft hierbij de mogelijkheid op basis van verschillende termen te filteren.
Verder is het mogelijk om afwijkende tijden in te stellen (vrijgeven of blokkeren) naast de algemene openingstijden Zo is het mogelijk dat de kleine zaal buiten de normale openingstijden geboekt kan worden voor feesten. Veranderingen in de openingstijden die alleen voor een bepaalde periode gelden kunt u onder het punt „Batchopruiming" instellen. Dit kan bijvoorbeeld een sluiting van twee weken zijn wegens verbouwing van het restaurant.

Al met al heeft het dikke reserveringsboek achter de bar afgedaan en maakt plaats voor het internetgebruik. De restaurant eigenaar kan net als voorheen de reserveringen per telefoon aannemen. Hij kan echter zijn klanten daarnaast ook de online reserveringsservice aanbieden, wanneer de potentiële klant via een zoekmachine op de website van het restaurant gekomen is en overtuigd is van de ambiance, service en de aangeboden spijzen. En link naar „Deze tafel nu reserveren" kan hierbij behulpzaam zijn.